Classer et décrire : Répertoires, inventaires et catalogues, les outils d’aide à la recherche et à la diffusion

Une fois collectés, les documents d’archives, ouvrages de bibliothèque ou objets de symbolique doivent être précisément rangés, classés et inventoriés avant d’être rendus accessibles au public, sous différentes formes, sur place ou à distance via la numérisation. Un « cadre de classement » fixe un plan permettant d’organiser les documents en ensembles homogènes (fonds), eux-mêmes divisés en séries et sous-séries.

Si les pratiques de classement, d’inventaire et de description varient selon les collections, les archivistes et bibliothécaires doivent appliquer des règles internationales qui garantissent une présentation homogène des outils de signalement (inventaires, catalogues), et donc une diffusion plus facile à l’ère de la mondialisation des échanges numériques.

Depuis des décennies, l’ordinateur et la base de données complètent calepins, registres et fichiers papier comme outils d’accès à l’information dans les salles de lecture du Service historique de la Défense, ou sur les sites Internet du ministère.